Upmind.ru

от стратегической неопределённости к смыслу

Эффективная, интересная и счастливая жизнь

RSS-материал
Эффективная, интересная и счастливая жизнь
Обновлено: 7 часов 32 минуты назад

Окончательный вариант в совершенстве — cистема тайм-менеджмента The Final Version Perfected (FVP)

ВС, 01/04/2018 - 06:00

Это измененная версия инструкции для системы управления временем The Final Version (FV). Она содержит улучшенный алгоритм и новый вопрос.

(Оригинал — The Final Version Perfected by Mark Foster)

Введение 

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Вот долгожданная инструкция для системы управления временем The Final Version Perfected (FVP). Я не знаю, является ли она наилучшей системой из когда-либо разработанных. Что я точно знаю, так это то, что это лучшая система управления временем, которую я когда-либо использовал сам. Система показала себя как еще более гибкая, легко реагирующая на изменения и быстрая, чем FV.

 

FV и FVP основаны на моих более ранних системах управления временем, в частности широком диапазоне систем AutoFocus и SuperFocus, разработанных за последние пять лет. Они были уникальны тем, что постоянно развивались с помощью большой группы комментаторов на моем веб-сайте. Любой, кто попробовал одну или несколько из этих систем, распознает сильное семейное сходство с FV и FVP. Самое поразительное сходство состоит в том, что все они основаны на одном длинном списке (бумажном или электронном), который можно использовать для сбора практически всех возможных действий, которые возникают в уме. Существует минимум специальных обозначений или аннотаций. Такой список зависит от эффективного алгоритма его обработки. Существует три основных требования, которые необходимо соблюдать в балансе. Это срочность, важность и психологическая готовность. Традиционные системы управления временем, как правило, концентрируются на первых двух из них. Пренебрежение психологической готовностью, вероятно, является причиной того, что большинство людей не считают системы управления временем особенно эффективными или благоприятными. Самой отличительной особенностью FVP является то, что её алгоритм в первую очередь основан на психологической готовности — и это открывает путь к сохранению срочности и важности в наилучшем достижимом балансе.

Алгоритм FVP 

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

В алгоритме FVP используется вопрос «Что я хочу делать больше, чем x?», чтобы предварительно выбрать цепочку задач из списка. То, что именно подразумевается под «желанием» в этом контексте, намеренно остается неопределенным. Возможно, существует целый ряд причин, по которым вам захочется сделать что-то больше, чем другое, и все они актуальны. Цепочка всегда начинается с первой нетронутой задачи в списке. Отметьте эту задачу точкой, чтобы показать, что она теперь была предварительно выбрана. На этом этапе не предпринимайте никаких действий. Таким образом задача становится эталоном, на основе которого выбирается следующая задача. Например, если первая задача в списке — «Написать отчёт», вопрос будет «Что я хочу сделать больше, чем написать отчет?». Вы перемещаетесь по списку, пока не придете к задаче, которую вы хотите сделайте больше, чем написать отчёт. Теперь эта задача выбрана путем маркировки ее точкой и станет эталоном для следующей задачи. Если первая задача, которую вы хотите сделать до написания отчета, это «Проверить электронную почту», то она становится эталоном. Поэтому вопрос меняется на «Что я хочу делать больше, чем проверить электронную почту?» Продолжая идти по списку, вы можете дойти до «Убрать со стола» и решить, что хотите сделать это больше, чем проверить электронную почту. Отметьте её также точкой и измените вопрос на «Что я хочу сделать больше, чем убрать со стола?». Ответ на это, вероятно, «ничего», таким образом вы завершили свою предварительную выборку. Вот предварительно выбранные задачи в этом примере:

Написать отчет
Проверить электронную почту
Убрать со стола

На данный момент «Убрать со стола» является задачей, которую вы больше всего хотите сделать в данный момент. Сделайте её.

Обратите внимание, что, как и во всех моих системах, вам не нужно заканчивать задачу — только немного поработать над ней. Конечно, если вы закончите задачу, это здорово, но если вы этого не сделаете, вам нужно добавить задачу в конец списка.

Что теперь вы собираетесь делать? «Проверить электронную почту» — это предыдущая задача, которую вы выбрали, но это не обязательно задача, которую вы больше всего хотите сделать. Однако вы можете сказать, что это была задача, которую вы больше всего хотели сделать, пока не выбрали «Убрать со стола». Это означает, что вам нужно только проверить задачи, которые появляются в списке после задачи «Убрать со стола».

Итак, что вы делаете дальше, так это снова спрашиваете себя: «Что я хочу делать больше, чем проверять электронную почту?» , но вы проверяете только те задачи, которые идут после только что выполненнной (Убрать со стола).

После того, как вы проработаете всё таким образом и вернётесь к первой задаче в списке и сделаете её (это может никогда не произойти!), вы выбираете следующую нетронутую задачу в качестве своей основной.

Вот и всё! Теперь вы готовы к работе. Дальше — дополнительные примеры и пояснения.

Более подробный пример

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

В этом примере для простоты понимания новые задачи не добавляются во время работы над списком. Это, конечно, маловероятно в реальной жизни. Вот ваш первоначальный список задач:

E-mail
Входящие документы
Голосовая почта
Отчет проекта X
Убрать со стола
Позвонить недовольному клиенту
Назначить встречу со стоматологом
Зарегистрировать счета-фактуры
Обсудить проект Y с Бобом
Сделать резервное копирование

Ставим точку перед первой задачей:

  • E-mail
    Входящие документы
    Голосовая почта
    Отчет проекта X
    Убрать со стола
    Позвонить недовольному клиенту
    Назначить встречу со стоматологом
    Зарегистрировать счета-фактуры
    Обсудить проект Y с Бобом
    Сделать резервное копирование

Теперь спрашиваем себя: «Что я хочу делать больше, чем разбирать e-mail?»

Вы идёте по списку и доходите до Голосовая почта. Вы решили, что хотите проверить голосовую почту больше, чем электронную. Поставьте точку перед ней.

  • E-mail
    Входящие документы
  • Голосовая почта
    Отчет проекта X
    Убрать со стола
    Позвонить недовольному клиенту
    Назначить встречу со стоматологом
    Зарегистрировать счета-фактуры
    Обсудить проект Y с Бобом
    Сделать резервное копирование

Теперь спросите себя: «Что я хочу делать больше, чем проверять голосовую почту?» Вы решили, что хотите убрать со стола.

  • E-mail
    Входящие документы
  • Голосовая почта
    Отчет проекта X
  • Убрать со стола
    Позвонить недовольному клиенту
    Назначить встречу со стоматологом
    Зарегистрировать счета-фактуры
    Обсудить проект Y с Бобом
    Сделать резервное копирование

Не осталось задач, которые вы хотите сделать больше, чем убрать свой стол, таким образом у вас оказались следующие отмеченные точками задачи:

E-mail
Голосовая почта
Убрать со стола

Убираем со стола.

Теперь наш список будет выглядеть следующим образом:

  • E-mail
    Входящие документы
  • Голосовая почта
    Отчет проекта X
  • Убрать со стола
    Позвонить недовольному клиенту
    Назначить встречу со стоматологом
    Зарегистрировать счета-фактуры
    Обсудить проект Y с Бобом
    Сделать резервное копирование

Теперь начните снова с задачи Убрать со стола (т.е. с последней выполненной задачи) и спросите себя: «Что я хочу делать больше, чем проверять голосовую почту?» Например, единственной задачей, которую вы ходите сделать больше, оказалась «Сделать резервное копирование». Делаем.

Список теперь таков:

  • E-mail
    Входящие документы
  • Голосовая почта
    Отчет проекта X
  • Убрать со стола
    Позвонить недовольному клиенту
    Назначить встречу со стоматологом
    Зарегистрировать счета-фактуры
    Обсудить проект Y с Бобом
  • Сделать резервное копирование

Дальше нет задач, поэтому нет необходимости проверять, хотите ли вы выполнять какие-либо задачи больше, чем проверить голосовую почту. Просто проверяете.

Теперь список выглядит так:

  • E-mail
    Входящие документы
  • Голосовая почта 
    Отчет проекта X
  • Убрать со стола
    Позвонить недовольному клиенту
    Назначить встречу со стоматологом
    Зарегистрировать счета-фактуры
    Обсудить проект Y с Бобом
  • Сделать резервное копирование

В списке осталось только одна задача с точкой и это e-mail. Теперь вам нужно проверить, хотите ли вы выполнить какие-либо задачи больше, чем разобрать e-mail. Поэтому задаём вопрос «Что я хочу делать больше, чем разбирать e-mail?». Вы уже знаете, что хотите это сделать больше, чем разобрать входящие документы, поэтому вы сканируете задачи начиная с первой задачи после выполненной (Голосовая почта).

Вы решили, что хотите назначить встречу со стоматологом больше, чем хотите разобрать e-mail, поэтому вы отмечаете её и меняете вопрос на «Что я хочу делать больше, чем делать назначить встречу со стоматологом?». Ответ — «Обсудить проект Y с Бобом». Поскольку это последняя задача в списке, вы делаете это немедленно, а затем сразу же делаете «Назначить встречу со стоматологом». Нет необходимости перепроверять, потому что вы уже знаете, что хотите назначить встречу со стоматологом больше, чем хотите зарегистрировать счета-фактуры.

Текущий список:

  • E-mail
    Входящие документы
  • Голосовая почта 
    Отчет проекта X
  • Убрать со стола
    Позвонить недовольному клиенту
  • Назначить встречу со стоматологом 
    Зарегистрировать счета-фактуры
  • Обсудить проект Y с Бобом
  • Сделать резервное копирование

Таким образом, задачи в первоначальном списке были выполнены в следующем порядке:

Убрать со стола
Сделать резервное копирование
Голосовая почта
Обсудить проект Y с Бобом
Назначить встречу со стоматологом

Эти задачи были выполнены точно в том порядке, в котором вы хотели что-то сделать в конкретный момент времени. Может быть огромное количество факторов, влияющих на то, что вы хотите сделать больше всего, но вы можете помочь своему мозгу разобраться в них, просто задав вопрос «Что я хочу делать больше, чем x?», используя способ показанный выше.

Если у вас возникли проблемы с этим примером, я предлагаю вам написать список на бумаге и выполнить его вручную.

Дополнительные советы 

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Лучший способ потопить любую систему управления временем — это перегрузить ее в самом начале. FVP довольно устойчива, что не скажешь о вас на данном этапе. Так что создавайте список постепенно. Мой совет — начать с задач и проектов, которые сейчас вас беспокоят, а затем добавлять остальные по мере поступления. Задачи могут быть добавлены любого масштаба, например Проект Х, Запланировать ремонт, Позвонить Пете, Убрать со стола.

Если на любом этапе вы обнаружите, что задача в списке больше не актуальна — удалите ее. Если вы обнаружите, что ваш предварительно выбранный список задач больше не актуален (например, был большой перерыв в работе со списком или появился новый фактор), отмените предварительный выбор и повторите выбор с самого начала. [Заметка от 3-го июля — Я сейчас этого не делаю. Я просто зачёркиваю любые задачи, которые требуют пересмотра и повторно дописываю их в конец списка.]

Если появляется одна или несколько очень срочных задач, просто напишите их в конце списка и алгоритм автоматически выберет их далее (конечно же, если вы действительно хотите их сделать больше). Аналогично, если что-то уже в списке становится очень срочным, просто перечеркните его и переместите его в конец списка. Помните, что цель любой системы управления временем — помочь вам выполнить вашу работу, а не стать на пути выполнения вашей работы. Поэтому не бойтесь уточнять приоритеты как и когда вам нужно. Однако не переусердствуйте — придерживайтесь правил, когда это возможно, поскольку они гарантирует вам систематическое выполнение работы.

Почему это работает

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

В начале этой статьи я сказал, что есть три фактора, которые каждая система управления временем должна учитывать: срочность, важность и психологическая готовность. Посмотрим, как FVP справляется с каждым из них.

Срочность. Из-за характера процесса отбора, срочные задачи, как правило, выбираются, потому что человеческий мозг хочет делать то, что он знает, является срочным. Если появляются дела, которые особенно срочны, они могут быть добавлены в предварительно выбранный список в любое время.

Важность. Вообще говоря, человеческий мозг немного менее заинтересован в том, чтобы делать важные вещи, нежели неотложные дела. Особенно, когда важные дела — сложные. Однако процесс предварительного отбора FVP гарантирует, что весь список будет находиться под постоянным пересмотром, и ваш мозг начнет замечать, что система хочет, чтобы вы занялись вещами, которые, по её мнению, вы можете пренебречь. Если этого не произойдет, то это, скорее всего, будет потому, что вам лучше избавиться от этих дел вообще.

Психологическая готовность. Именно благодаря принятию во внимание этого аспекта FVP привносит дополнительную ценность. Используя предварительный отбор, мозг снижает сопротивление в отношении выбранных задач. Но это еще не все. Процесс выбора основан на том, что вы хотите сделать. Это помогает разобраться в приоритете задач из всего предварительно выбранного списка, чтобы затронуть даже те, которые кажутся хлопотами.

3 стратегии продуктивного дня: буферный день

ВС, 11/02/2018 - 06:00

Существуют разные способы, как провести день наиболее продуктивно, но все они сводятся к 3-м различным стратегиям. Смотрите в видео про одну из таких стратегий — буферный день.

Шпаргалка по планированию личных финансов

ЧТ, 21/12/2017 - 06:00

Как планировать личные финансы, если этому никто не учил? Встреча на morning coffee побудила поделиться ответами на вопросы, которые так или иначе у нас возникают.

Как перестать тратиться на ерунду?

Осознанность здорово помогает, честный ответ на вопрос — что даёт мне эта покупка? Какую ценность в своей жизни я ожидаю от неё? Какой способ поможет получить эту ценность ещё больше? Если говорить про крупные покупки, скажем >100$ (определи для себя предел), то между идеей купить и  и самим моментом покупки есть пауза на обдумывание. Хорошо работает список «Покупки для счастья» в который все такие идеи стоит помещать. Нет чувства что это принесёт счастье — не стоит и покупать.

Как делить бюджет если вы ещё не семья, но близки к этому?

Обсудить в первую очередь, какие есть цели в финансовом плане, поделиться своим видением финансовых целей, найти общее. И тут дальше выбрать путь — или личное или общее управление финансами. Для семьи удобно иметь общий подсчёт как доходов так и расходов. Можно договориться о персональных ежемесячных суммах трата которых не обсуждается. Google таблицы можно использовать для планов бюджетов, тогда каждый при желании может внести лепту или по крайней мере в нужный момент ознакомиться. Также стоит с уважением относиться к потребностям друг друга, понимать, что ценности могут отличаться и это нормально.

Куда инвестировать?

На начальном этапе стоит выработать привычку откладывать определённый процент, например 10%, от каждого дохода. Вклад в банке вполне подойдёт, пока накопленная сумма не натолкнёт на другие инструменты инвестирования. Важно начать откладывать как можно раньше и делать это регулярно — это важнее, чем долгий поиск найоптимальнейшего инструмента инвестирования.

В какой валюте хранить заначки?

Если такой вопрос возник, видимо нет большого доверия к одной определённой валюте. В таком случае, для смягчения валютного риска, хорошая идея выбрать 3 валюты, и не будет большой ошибкой если это будут в целом 3 любые валюты. Чем меньше корреляция между ними, тем лучше. Стоит рассмотреть те валюты, которые наиболее доступны, наиболее понятны вым, дают наибольшие проценты по вкладам, превалирует в мире. Можно начинать с долларов США, как наиболее распространённой валюте в общемировом запасе, дальше подключать остальные. Не стоит усилий рассмотривать пакеты из более 3-х валют.

Как смягчить урон от незапланированных расходов?

Рекомендую подумать и возможно включить в список своих финансовых целей следующие:
1. Финансовая безопасность — возможность без сверхусилий не меняя образ жизни прожить 3-6 месяцев при прекращении получать доход из активных источников (т.е. если перестанут платить зарплату)
2. Финансовая независимость — тоже самое на неограниченном промежутке времении, т.е. есть ежемесячный пассивных доход закрывающий ежемесячный средний расход.
3. Финансовая свобода — пассивный доход способен закрывать даже самые смелые мечты, ~10x от текущих ежемесячных расходов.

Среднемесячный расход можно подсчитать просуммировав все траты за последние 12 месяц и разделить на 12.

Таким образом достижение цели по финансовой безопасности — т.е. отложенная доступная сумма в 3-6 ежемесячных расходов позволяет смягчить урон от незапланированных расходов. Сам процесс подсчёта среднемесячного расхода приводит к осознанию что все незапланированные расходы тоже имеют периодичность, только не ежемесячную, а ежегодную и несколько форм в которых они могут облачаться.

Какие техники контролирования и планирования личного бюджета существуют?

В день зарплаты и аванса или за пару дней до этого составьте 5-7 категорий, куда пойдут эти деньги. В следующий раз можно воспользоваться как черновиком предыдущим планом, внеся более реалистичные и исходя из текущих потребностей корректировки. Категория «заплатить себе», т.е. для инвестирования в пассивные источники дохода должна идти первой, иначе ежедневные расходы съедят всё.

Экономить и планировать траты или ставить цель и искать поиск зароботка?

Ни то, ни другое не является основным способом достигать финансовых целей. Основное — это привычка откладывать. Чтобы откладывать больше, можно избавиться от лишних трат, если есть чувство что таковые имеются. Можно расти как профессионалы и зарабатывать больше, таким образом создавать возможность и откладывать, и тратить (если есть необходимость) больше.

На чём можно лучше всего сэкономить не потеряв в качестве жизни

Взять за привычку расчитываться за всё карточку, таким образом можно в конце месяца получить выписку на что уходили деньги. Перенести в таблицу, собрать в общие категории. Пометить четырмя категориями «4 — значительно улучшает качество жизни», «3 — слегка улучшает качество жизни», «2 —
нейтрально», «1 — лучше этого не делать». В следующем месяце перестать по возможности тратится на категории 1 и 2. Повторить, при необходимости или отложить анализ на несколько месяцев или лет, пока не возникнет чувство что можно снова что-то соптимизировать значительно.

Реально рабочие тулы для личных финансов?

Google таблицы или Excel вполне подойдут.

Куда инвестировать ещё?

В идеале, сбалансированный портфель инвестиций будет выглядеть следующим образом:
1. Консервативные инвестиции: вклады в банках, облигации.
2. Рискованные инвестиции: акции, пифы, etf, производные.
3. Недвижимость: покупка по цене ниже рыночной + аренда.
4. Бизнес: вложения в развитие бизнеса, своего или других.

Как вычислять выгодность инвестиций

Самая базовая метрика — чистый ежемесячный доход, который приносит инструмент инвестирования. Для долгосрочных вложений — фиксирование суммы ежемесячно и анализ на годовой и более дистанции. Средняя досягаемая доходность — 8-12% годовых, при хороших навыках инвестирования — 12-15%.

Как контролировать выполнение собственных финансовых планов?

Достаточно раз в месяц пересматривать текущее состояние, смотреть какие тенденции и принимать решение. 3 таблицы помогут видеть полную картину в разных разрезах:
1. Активный и пассивный доход за текущий месяц и расход — помогает видеть % достижения финансовых целей.
2. История дохода — помогает лучше предсказывать будущее, выявить тенденции на дистанции.
3. История благосостояния — количество денег в разных инструментах инвестирования помесячно.

Как планировать семейный бюджет

Выделенная карточка покупок является хорошим вариантом. На неё начислять фиксированную сумму на регулярные расходы. Сделать несколько карточек привязанных к одному счёту, чтобы были у каждого члена семьи. Зарплатные карточки не использовать напрямую, всё что на них — это ещё не распределённый доход. Вмесе составлять план на что тратим сейчас, куда откладываем. Или один составляет, другой корректирует.

Если супруг/супруга не поддерживает взгляды по тратам/экономии

Общаться, найти общие интересы. Там где расходятся, определить комфортные ежемесячные суммы, позволяя друг другу свободу до этого предела, т.е. методом ограниченного хаоса.

Как накопить на квартиру?

Запустить 2 процесса параллельно. 1-й — привычку откладывать на квартиру ежемесячно, какой-то минимальный %, можно больше, но не меньше. Делать это до любых трат. 2-й — конкретизация желания, какая эта квартира, в каком районе, что должно быть обязательно рядом, что не должно быть, размер, комнатность, этаж и т.п. Сформировать список обязательных требований и вторичных, превратить желание «хочу любую квартиру» в конкретную визуализацию. Начать ходить и смотреть предложения, чтобы полностью определить желаемый результат. Это значительно ускоряет достижение цели, так как появляется дополнительная мотивация, конкретный желаемый результат, что открывает пути к неожиданным способам воплощения.

Как накопить сбережения, если ЗП хватает только на текущие нужды семьи?

Начать откладывать до любых трат. Если не 10%, то 5. Не 5, так 1. не 1, так 0.1. Выработать привычку, дальше с ростом зп увеличивать процент откладывания, позволяя чуть большую свободу и для трат. Идеальная картина к которой стоит стремиться — вся ЗП идёт в инвестиции, процент от инвестиций закрывает текущие нужды.

Что помогает соблюдать само планирование, после того как план составлен?

Нет такого плана, который бы не рассмешил Бога. Ценность в планировании — это понять, что стоит сделать в данный момент, определить конкретные действия и сделать их. Возможны корректировки по ходу — это нормально. В следующем месяце составить план используя приобретённый опыт, лучшее понимание реалий.

Как планировать крупные траты (бытовая техника, отпуск)?

Завести список крупных планируемых трат. Каждый новую идею добавлять вниз списка. Если что-то больше принесёт счастья в вашу жизнь — перенести выше. В день зарплаты или иной прибыли распределить суммы, например, следующим образом:

  • 10% — откладываем себе на пенсию, инвестиции, пассивных доход
  • 10% — благотворительность, помощь родителям.
  • XXX — фиксированный ежемесячный расход, переводим на карточку покупок.
  • ХХ — известные доп траты в этом месяце.
  • Остаток — на крупные траты. Краткосрочный/онлайн вклад/временный конверт (если сумма не большая или нет возможности дойти до банка прямо сейчас)

Как собирать деньги (коробка под кроватью, счет в банке)?

Счёт лучше, а ещё лучше депозит с максимальным процентом. Банк выбрать с историей, с представительствами вне страны в том числе. Избегать банков-однодневок, даже если там процент по вкладам выше.

Что почитать по теме?

Бодо Шефер и Роберт Кийосаки — это те авторы, которые дают дельные советы при этом имеют талант описать это понятным языком. Рекомендую!

Возникли дополнительные вопросы? Пиши в комментариях, найдём ответ вместе!

Новое в блоге

Фразы-цитаты

Признаком первоклассных мозгов является способность держать в голове две взаимоисключающие мысли одновременно, не теряя при этом способности соображать

— Скотт Фицджеральд

Поиск

Зарисовки (литературный пробой повседневности)

Навигация

Фантастика и фэнтези издательства «Северо-Запад»

Ориентиры

Основные разделы

[ Y ] : [ 22.04.18 01:23 ]
[ Y ] : [ 21.04.18 19:57 ]
[ Y ] : [ 21.04.18 06:25 ]
[ Y ] : [ 19.04.18 19:22 ]
[ Y ] : [ 19.04.18 19:22 ]
[ Y ] : [ 19.04.18 16:53 ]
[ Y ] : [ 18.04.18 18:00 ]
[ Y ] : [ 18.04.18 06:39 ]
[ Y ] : [ 17.04.18 19:43 ]
[ Y ] : [ 17.04.18 07:57 ]

Последние комментарии



Сайт upmind.ru посвящён стратегическому мышлению — способу эффективного действия в ситуации неопределённости, меняющегося мира, универсальному методу достижения результата, создания адекватной картины мира, неумозрительной основе гармоничного развития способностей человека.