Как у вас идут дела? Олег Смирнов | Upmind.ru

Upmind.ru

от стратегической неопределённости к смыслу

Как у вас идут дела? Олег Смирнов

Категории сайта: Делопоток, успевание
Источники статей: e-dacha.narod.ru

Страница для печатиСтраница для печати

— Привет, как дела?

— Да ничего, нормально, а у тебя?

Обмен приветствиями

Мне давно позарез был нужен успеватель, такая штуковина, которая помогала бы управляться с многочисленными делами и проектами, от которых голова кругом. А теперь можете меня поздравить: я его придумал, смастерил и внедрил самому себе. Получилось без наворотов, но ничего — работает. Посмотрите внимательно, может и вам сгодится? Если мое решение понравится и приживется у вас, развивайте его техническую базу и подковывайте всякие Outlook-и, Lotus-ы и Palm-ы.

Моя статья не для любителей пофилософствовать. Здесь не будет остросмысложизненно-мировоззренческих построений и рекомендаций о выборе пути и занятий. Некогда. Только голая "механика успевания".

(Не) успевание

Проблема неуспевания — не "техническая", это и понятно было с самого начала — никакие механизмы, приборы и компьютерные программы ее не решат. Чтобы успевать в нашем сумасшедшем мире, нужно выработать особые навыки мышления и действия, научиться как-то по-особому работать с информацией, а уже потом изобретать технические инструменты. Впрочем, давайте по порядку.

Однажды вечером я смотрел по ящику передачу про китайский цирк. Наверное, вы уже видели такой номер: жонглер раскручивает на пальце фарфоровую тарелку, потом аккуратно снимает ее на кончик длинной бамбуковой трости и ставит трость с вращающейся тарелкой на пьедестал. Затем следующую тарелку на другую трость и еще одну и еще… и уже с десяток тарелок крутятся в воздухе, а жонглер спокойно наблюдает за этой хрупкой каруселью и в нужный момент подкручивает по очереди за трости те тарелки, которые вот-вот должны остановить свое кружение и расколоться, упав на арену.

А вот и моя гипотеза подоспела. С нашими делами и проектами как с тарелками в китайском цирке: неумело "закрутил" или не успел их вовремя "подкрутить" — и начинаются трудно обратимые процессы распада организованной деятельности. Как следствие — потеря контроля над ситуацией и увеличенный расход своих временных, интеллектуальных и физических ресурсов, энергии на восстановление нормального процесса. Поскольку наши ресурсы не безграничны, мы начинаем не успевать.

Можно принять без доказательств утверждение о том, что мастерство успевания в работе или учебе — это умение расставлять приоритеты, плюс умение распределять свои и чужие ресурсы между задачами, плюс воля к немедленным действиям. Существует целый комплекс методов и приемов для расстановки приоритетов и управления делами: знаменитая матрица Эйзенхауэра "срочное-важное", "планирование через приоритеты", "балансировка времени между задачами", "метод структурированного внимания", классический сетевой график проекта и другие. В основе всех этих методов лежат характеристики дел: "срочность" и "важность". Поскольку "важность" — характеристика субъективная, то возможны альтернативные, но не менее субъективные параметры, такие как "полезность" дел с точки зрения их вклада в вышестоящие цели ...и даже "приятность" (по мнению известного американского бизнес-тренера Брайана Трейси, самые неприятные дела — наиболее приоритетные).


Теперь внимание, простой вопрос. Вы — жонглер, вращаете тарелки на бамбуковых тростях. Как вы расставляете приоритеты действий во время циркового номера?
Очевидно, что вы оперируете в своей голове таким параметром, как скорость вращения тарелок. Скорость для вас и есть важность. Чем меньше скорость, тем больше важность.

Почему же мы не применяем в явном виде динамические параметры при планировании? Вспомним наши типовые списки дел (to do list) в голове, в компьютере или в блокноте. Не чувствуется в них динамики, скорости, не так ли? Так как же оценить, как идут наши дела и что делать дальше?

Важные измерения

В своей системе личного менеджмента я ввел два важных динамических измерения для дел и проектов: скорость выполнения и фазы жизненного цикла.

Фазы жизненного цикла

Любое действо в нашем мире развивается по мудрому природному закону: идея — рождение — рост — смерть ( — рождение). Дело сначала задумывается, потом начинается, развивается, "делает свое дело" и завершается, расчищая дорогу новым затеям и начинаниям.

Давайте для простоты назовем фазы:

  • Затея
  • Начало
  • Середина
  • Завершение

Зачем нужно такое экзотическое измерение? Факт: проекты в разных фазах своего развития требуют разного внимания и разных затрат времени на управление. Зачастую это измерение маскируется в наших графиках дел под названием "процент выполнения".

Скорость выполнения

Любое дело в каждый момент времени может выполняться, "идти" с разными скоростями. Скорость выполнения — характеристика по большей части субъективная, но крайне необходимая.

Я определил для себя такие скорости "движения" дела, используя аллегорию с цирковым жонглерским номером:


На старте

Все, что от нас зависело для старта, мы сделали, наши жонглерские тарелочки подготовлены. Например: оплатили семинар, а занятия начнутся через неделю; клиент в отпуске, но как только он отдохнет, можно начинать переговоры по дальнейшему сотрудничеству.


Крутится

Обычно говорят: "дела идут нормально". Как раз тот случай.

Наши жонглерские тарелочки крутятся в нормальном режиме.


Останавливается или раскручивается

1. Дело идет с большим скрипом — вот-вот остановится и наши тарелочки упадут

2. Дело только раскручивается.


Упало

1. Дело застопорилось, застряло, тарелочка упала.

2. Дело не началось вовремя.



Технология успевания

Для того, чтобы понятно объяснить мою технологию управления делами, я нарисую успеватель и разыграю маленький скетч.

Успеватель

Обратите внимание — в принципе, это обычный to do list:



Появилась динамика на экране (в голове, в блокноте), появилась дополнительная важная информация. Теперь включаю звук:

— Спрашивается, какого черта остановился с делом 1.2.? — ведь осталось самую малость, и срок давит, ну ты паря даешь. Да понятно мне, что маховик уже не остановить. Дожимай давай.

— Делу 1.3. — особое внимание! Почему начал тормозить со вчерашнего дня? Это дело — "младенец", разве не видишь? Мало ли что время терпит, все равно больше внимания, а немного "подрастет" — и хлопот станет меньше. Ломать не строить, помнишь сколько времени убил, зачиная это дело?

— Делом 1.1. у тебя кто так успешно занимается? Петров? Да, точно, классный специалист, ответственный. Все равно не забудь в конце недели проконтролировать, чтобы темп не сбавлял.

— Что у нас с проектом 2? А-аа, вот в чем дело. С клиентом договорились отложить работы на неделю и протоколом зафиксировали. Хм..., сроки вроде не жмут. Ну ладно, отдыхай пока. Постой-ка, дружок, а делом 2.3. тебе кто мешает заниматься? Ну поручи Сидорову, он уже это делал, кажется он даже сам подходил и интересовался.

Принцип успевания

Чтобы успевать, все дела должны идти или быть на старте. Ни одно задуманное или положенное дело не должно стоять или останавливаться. Человек — существо нерациональное и наверное поэтому склонен лениться и пускать дела на самотек. А дела этого не любят и начинают управлять нами.


Парадокс заключается в том, что в конечном итоге легче, приятней и дешевле держать ситуацию под контролем, делать нужное своевременно, чем предаваться сладкой лени, надеятся на авось, уделять внимание незначащим пустякам, оттягивать, медлить — а потом ликвидировать авралы, выдалбливать сгнившие зубы и тушить пожары.


Где идут дела?

В моей системе принято, что дела идут не только "снаружи", явно преобразуя окружающий мир, но и "внутри" — в головах, в сознании (подсознании) людей. Это очень важный посыл с точки зрения управления делами через динамические характеристики. "Снаружи" дело может и не двигаться, но успешно "раскручиваться" в сознании (подсознании).

В успевателе процедура анимации застывших дел будет выглядеть примерно так:



Подобный подход можно использовать для оценки динамики любых интеллектуальных процессов, развития, обучения. Попробуйте.

О технической реализации

Сейчас я пользуюсь при планировании обычной офисной программой Lotus Notes. В ней нет динамических "бегунков" и "светофоров", жаль, поэтому пока довольствуюсь обычным списком задач и календарем, а скорости движения дел приходится представлять "виртуально", в голове. Мне почему-то всегда видится спидометр. Очень не хватает возможности строить на экране иерархические списки задач для "разруливания" запутанных ситуаций.

Метод

Мой метод может показаться странным. Метаться между разными задачами, подобно жонглеру? Нет, я этого не говорил. Строить динамическую карту состояния дел, спокойно оценивать текущую ситуацию, планировать и немедленно действовать. Потом, любой человек оценивает в той или иной форме "как у него идут дела" при выборе вариантов действий. Мы всегда оперируем динамическими параметрами, только не задумываемся об этом. Дела идут нормально. Дела так себе. Дела идут фигово. Это и есть оценка скорости выполнения дел. А теперь я предлагаю "легализовать" ваши оценки, использовать их в новой качественной форме в системе личного менеджмента. Знаете, какой здесь главный профит? Вырабатывается замечательное ощущение течения жизни и вкус к немедленным действиям. Я не преувеличиваю.


3 — 4 мая 2004 г.
© 2004 Олег Смирнов

e-Dacha@yandex.ru


грамотно всё

грамотно всё написано, я благодарен вам за ваш расказ, спасибо.

Фразы-цитаты

Счастье подобно бабочке. Чем больше ловишь его, тем больше оно ускользает. Но если вы перенесете свое внимание на другие вещи, Оно придет и тихонько сядет вам на плечо.

— Виктор Франкл

Рубрики

Поиск

Зарисовки (литературный пробой повседневности)

Навигация

Фантастика и фэнтези издательства «Северо-Запад»

Ориентиры

Основные разделы

[ Y ] : [ 20.06.19 15:59 ]
[ Y ] : [ 15.06.19 16:21 ]
[ Y ] : [ 13.06.19 12:20 ]
[ Y ] : [ 11.06.19 23:25 ]
[ Y ] : [ 10.06.19 03:53 ]
[ Y ] : [ 02.06.19 05:17 ]
[ Y ] : [ 02.06.19 05:16 ]
[ Y ] : [ 31.05.19 20:38 ]
[ Y ] : [ 21.05.19 23:00 ]
[ Y ] : [ 21.05.19 18:22 ]

Последние комментарии



Сайт upmind.ru посвящён стратегическому мышлению — способу эффективного действия в ситуации неопределённости, меняющегося мира, универсальному методу достижения результата, создания адекватной картины мира, неумозрительной основе гармоничного развития способностей человека.